Teden elektronske pošte se počasi bliža koncu. Med samim pisanjem se mi je porodilo še precej dodatnih zamisli (nasveti za namizne odjemalce, pregled namiznih odjemalcev in podobno) toda dnevi imajo žal le toliko ur in bodo te zadeve zaenkrat ostale na seznamu stvari, o katerih bi bilo mogoče pisati.
Za zaključek bi rad opisal še način upravljanja elektronske pošte, ki ga (bolj ali manj uspešno) uporabljam sam. Zadeva ni nič novega in v sami osnovi temelji na konceptu Getting Things Done (GTD), o čemer sem sicer že nekaj malega pisal.
Osnovni koncept elektronske pošte v tem primeru je preprost - prazen nabiralnik. Poln nabiralnik pogosto pomeni, da se vse prepogosto zalotim, kako pregledujem sporočila za nazaj, poskušam ugotoviti, kaj z njimi, in podobno. Pristop GTD v nasprotju s tem pravi, da je potrebno pregledati sporočilo, se takoj odločiti, kaj pomeni in ga nato arhivirati ali pa odgovoriti nanj. Povedano na kratko, sporočilo ne velja za prebrano, dokler se niste odločili, kaj boste na podlagi njega naredili. Lahko gre za odgovor, pripravo dokumenta, telefonski klic ali karkoli drugega. Ko se enkrat odločite, ga preprosto arhivirate.
Seveda je potrebno za odgovor na nekatera sporočila več časa, ali pa potrebujete premislek. V tem primeru lahko ostane v nabiralniku, vendar je priporočljivo, da nanj odgovorite čim prej. Ohlapno pravilo pa pravi, da če za odgovor potrebujete manj kot dve minuti, to naredite takoj, drugače pa ga pustite v nabiralniku za kasneje.
Tak pristop zahteva tudi nekakšen način za zapisovanje stvari, ki jih morate narediti. Osebno uporabljam Remember the Milk, ki ima dve prednosti. Naloge lahko dodajaš preko elektronske pošte in dostopen je tudi na iPod Touchu.
Arhiviranje je pomemben del takega pristopa. V arhiv gre namreč več ali manj vse razen sporočil, ki vsebujejo določene stvari, za katere vem, da jih bom pogosto potreboval. Recimo, par datotek, ki jih uporabljam za pripravo različnih materialov. Za take imam posebno mapo, v kateri je le nakaj takih sporočil. Garantirano olajša pregledovanje in iskanje.
V današnjem svetu je pomembno še nekaj - izklop obvestil o prispeli pošti. Sploh namizni odjemalci radi kažejo sporočila, da je prispela pošta. Težava je v tem, da z vsakim takim obvestilom pogosto spustimo vse kar delamo in gremo brat sporočila. Ljudje pa smo taki, da v povprečju potrebujemo več kot 10 minut, da se vrnemo nazaj na prejšnjo nalogo. To pomeni, da smo zaradi brezveznega sporočila s Facebooka (SuperPoke ali kaj takega) izgubili ogromno časa.
Idealni cilj je torej popolnoma prazen nabiralnik. Osebno ne stremim k tej "popolnosti", ampak v nabiralniku puščam sporočila, na katera moram še odgovoriti. Predvsem zaradi tega, ker moj odgovor ponavadi vključuje še kakšen dokument ali drug material, za katerega rabim od nekaj ur do nekaj dni. Tako mi ni treba stalno brskati po arhivu, da bi lahko odgovoril z enako zadevo.
Mimogrede - z organizacijo pošte glede na pošiljatelje ali kaj drugega se ne ubadam. V preteklosti sem to poskusil večkrat in osebne izkušnje mi kažejo, da si tako bolj zakompliciram nabiralnik, kot bi bilo to v resnici potrebno.
To je več ali manj to, kar se tiče tedna elektronske pošte. Naslednji teden pa verjetno spet kakšna zanimiva spletna storitev ali pa mogoče kaj popolnoma drugega.
Če vam je bil zapis všeč, blog spremljate še naprej: preko mojega Twitter profila ali pa RSS-a tega bloga. Glasbeni članki so v povprečju objavljeni enkrat tedensko.
Povezani zapisi
Boljša uporaba Gmaila - 1. del
Boljša uporaba Gmaila - 2. del
Razširitve za Firefox za elektronsko pošto
15 pravil elektronske pošte
Učinkoviti naslovi elektronske pošte
GTD za začetnike
