15 pravil uporabe elektronske pošte

Opažam, da se veliko ljudi na moj blog prikaže preko iskanja "bonton elektronske pošte", kar me preseneča, glede na to, da se s to tematiko nisem posebej ukvarjal in da obstaja relativno dober seznam nasvetov na spletni strani Soncek.com. Zanimivo pa je, da sem pred časom resno razmišljal o sestavi osnovnih pravil, ki jih upošteva premalo ljudi in mi s tem grenijo življenje. Tako sem se v skladu z veliko potrebo slovenskih spletnih uporabnikov po bontonu elektronske pošte odločil, da naredim seznam stvari, na katere je lepo biti pozoren pri pisanju elektronske pošte. Pozor, nekatere stvari se bodo verjetno podvajale iz zgoraj omenjene strani, z nekaterimi predlogi od tam pa se preprosto ne strinjam.

Pa začnimo:

1. Smiselno zastavljena zadeva elektronskega sporočila

Dejstvo je, da nekateri dobivamo veliko elektronske pošte. Osebno dobim tudi nad 50 sporočil in všeč mi je, če lahko hitro ugotovim za kaj gre pri sporočilu. Recimo, zadeva z imenom "Finance", "fotografije", "poglej prosim" ali "link" so slabi nasovi elektronske pošte. Za veliko stvari sicer lahko ugotoviš za kaj gre, še posebej če si dogovorjen za njih, vendar težava nastane čez kak teden ali mesec, ko na podlagi zadeve ne veš več za kaj gre. Vpisana zadeva naj bo opisna do te mere, da je mogoče hitro ugotoviti za kaj gre.

Če si z nekom pogosto dopisujete glede enake ali podobne stvari se lahko dogovorite ali odločite za enotno obliko zadeve. Na ta način bo sogovornik vedno lahko vedel natančno kaj lahko pričakuje.

2. Nadaljevanje zadeve čez več sporočil

Včasih se sporočila sprehaja med dvema ali tremi prejemniki. V tem primeru je najbolj smiselno, da se polje zadeve vmes ne spreminja. Tako lahko hitro veš, da so vsa sporočila med seboj povezana in da potrebuješ le najnovejše sporočilo, ki vsebuje celotno korespondenco. Ostala sporočila lahko tudi izbrišeš. Zadeve vmes ni priporočljivo spreminjati, saj to le po nepotrebnem vnaša zmedo v dopisovanje.

3. Nespametna izbira polij "Za", "Kp" in "Skp"

To se mi zdi ena največjih rak ran pri dopisovanju. Pa tako preprosta je ta stvar. V polje "Za" vpišeš tiste prejemnike, ki jim je sporočilo namenjeno in od njih pričakuješ odziv na sporočilo. Polje "Kp" je namenjeno tistim, ki jih želiš preprosto obvestiti, da se nekaj dogaja, a od njih ne pričakuješ ničesar. Polje "Skp" uporabljamo le takrat, ko ne želimo, da bi se prejemniki med seboj videli. "Skp" se tako uporablja le v redkih primerih.

Primeri slabe uporabe: sporočilo ima dva prejemnika. Prvi je Miha v polju "Za", drugi pa "Slothrop" v polju "Kp". Sporočilo je nekaj na vižo: "V pripeto datoteko bi dodal še podatke o našem podjetju. Slothrop, lahko narediš to?". Če je mail namenjen meni, zakaj sem potem v polju "Kp"? Drugi primer je, ko se ljudje iz polja "Kp" udeležujejo diskusije, čeprav se vse skupaj več ali manj dogaja mimo njih. Preprosto se jim zdi, da morajo nekaj povedati. No, ni potrebe. Če si v polju "Kp" se lahko vsi ostali vse zmenijo brez tebe.

Opozoril pa bi še na previdno uporabo polja "Skp". Naslovi, vpisani v polju "Skp", niso vidni ostalim prejemnikov, vendar tega ni priporočljivo izkoriščati. Tako se včasih zgodi, da nekdo sodelavcu pošlje ostro elektronsko pošto in da v polje "Skp" svojega šefa, da bi potunkal sodelavca. No, to pa je huda kršitev bontona in zelo pritlehen način zlorabe elektronske pošte.

4. Napačna uporaba gumba za določanje visoke pomembnosti sporočil

Vse preveč ljudi preveč zlahka uporablja gumb, s katerim sporočilo opremijo s klicajem, kar naj bi pomenilo visoko pomembnost sporočila. No, če dobim na dan deset takih sporočil, potem nekako ni več smiselno, kajne? Ker vsa ta sporočila preprosto ne morejo biti tako pomembna. Smiseln rezultat bi bil en mail na teden. Poznam ljudi, ki s klicajem opremijo vsako svoje sporočilo. Brrr.

5. Uporaba klicajev in ostalih ločil

Obstaja modrost, ki pravi: "Pet klicajev je nezamenljiv znak norosti." Klicaji so v pisani komunikaciji dvorezni meč, ker vse prehitro pomenijo, da kričiš ali da si jezen, saj človek na drugi strani ne more vedeti, da si klicaj mislil povsem dobronamerno. Osnovno pravilo, je, da je človeku dovoljeno pet klicajev v življenju, tako da jih gre izkoristiti pametno. Podobno velja za večje število vprašajev ali mešanico obojih. Recimo: "Kdaj dobim to datoteko ??!!??!" Preprosto ne počnite tega.

6. Uporaba velikih črk

Velike črke pomenijo kričanje. In v običajnih pogovorih ne kričimo. Ne uporabljajte velikih črk.

7. Posredovanje elektronske pošte

Skušnjava preprostega posredovanja elektronske pošte je velika, toda to še ne pomeni, da se ji je potrebno vdati. Posredovanje je čisto v redu, če se dogaja v mejah normalo. Toda priporočljivo je vsaj na kratko opisati za kaj gre v celotnem sporočilu. Nič hujšega ni, kot da dobiš dva metra dolgo sporočilu na vrhu katerega piše "Glej spodaj". Ne, ne bom. Poslal si mi sporočilo in vsaj toliko se potrudi, da mi na kratko napišeš, kaj želiš od mene. Malo ustrežljivosti ni še nikomur škodilo.

8. Podpisovanje

Priporočljivo je, da se v prvem sporočilu novi osebi podpišeš s celotnim podpisom, ki vključuje ime, naziv, telefon, elektronsko pošto in podjetje v katerem si zaposlen. Toda nikakor ni potrebno, da te informacije vsebuje vsako sporočilo. Kasneje lahko uporabljaš samo ime in priimek ali pa celo samo ime. Podobno velja za ljudi, ki imajo v podpisih kakšne pametne izreke ali izjave. Prvič ali drugič je mogoče zabavno. Toda v vsakem sporočilu? Podobno se počutiš, ko stotič vidiš reklamo za Pril, ko si želiš z golimi rokami iz jamic izkopati oči. Grrr.

9. Pošiljanje šal, animacij, čestitk in šal

Elektronska pošta je pomenila nesluten porast šal, animacij in filmčkov. Ne mine dan, da ne bi prejel vsaj ene ali dveh in kolikor se pogovarjam z ljudmi okoli sebe imam še srečo. Človek, ki na dan dobi 50 sporočil v povprečju dobi 2 sporočili na uro. Če jih dobi 50 na službeni naslov in dela osem ur, dobi na uro šest sporočil. Se vam zdi, da potrebuje še deset šal z interneta? Po možnosti v ločenih sporočilih? Naj vam razkrijem skrivnost: to je precej zoprno početje. Razmislite, ali bi prihranili vse šale za petek in jih poslali v enem mailu.

Še huje je, ker se ta sporočila pošiljajo na sezname prejemnikov. Če počnete to, vse naslove takoj premaknite v polje "Skp", kjer se uporabniki med seboj ne vidijo. V nasprotnem primeru naslove vseh prejemnikov izpostavite neželeni pošti, virusom in številnim drugim neprijetnostim. Še enkrat ponavljajte skupaj z menoj "Sezname prejemnikov bom vpisal v polje "Skp"."

10. Slovnične napake

Seveda se vsem napakam ni mogoče izogniti, vendar je vedno priporočljivo sporočilo za seboj prebrati in preveriti ali so ostale kakšne prav hude napake. Vejice, pike, velike začetnice, vse šteje. Mimogrede, angleži imajo izredno dober primer glede pravopisa: "Punctuation is the difference between "helping your uncle jack off a horse" and "Helping your uncle Jack, off a horse."

11. Ozadja za elektronsko pošto

Uporaba HTML v elektronski potši je omogočila vključevanje razno raznih neumnosti v elektronsko pošto, vključno s sličicami in ozadji za elektronsko pošto. Osnovno pravilo je, čim manj stvari je v mailu, tem bolje. Razna ozadja naredijo mil manj berljiv, večji ter počasnejši za pregledovanje.

12. Bodite jasni pri pisanju

Ne uporabljajte kratic, nerazumljivih besed, okrajšav in podobnih stvari, ki naredijo sporočilo manj rzumljivo. Vedno imejte v mislih, da na drugi strani sporočila sedi osebi, ki ni vi in torej ne ve vsega. Nejasno sporočilo je velika ovira za komunikacijo, saj potem človek na drugi strani sedi in razmišlja, kaj točno ste želeli povedati. Poleg tega je pripročljivo, da ne pišete predolgih sporočil. V nasprotnem primeru človeka raje pokličite in mu pojasnite, kaj želite.

13. Preverite ali ste pripeli datoteke

Nič ni bolj bednega kot to, da pilite in pišete sporočilo, nato pa pozabite pripeti datoteko. Vedno, vedno preverite ali ste pripeli datoteko.

14. Ne preverjajte ali je prejemnik prejel sporočilo

Ko nekomu pošljete sporočilo, mu dajte čas, da prebere sporočilo in vam odgovori. Ljudje ne sedijo neprestano pred računalnikom in berejo sporočila. Dajte človeku vsaj dve uri, če ne celega dneva časa, da vam odgovori na sporočilo. Nič ni bolj živce parajočega kot dejstvo, da te nekdo pokliče dve minuti po tem, ko ti je poslal sporočilo in te sprašuje kaj misliš. Nič ne mislim, ker še nisem prebral sporočila.

15. Ne pošiljajte verižnih pisem

Za vse, ki pošiljajo verižna pisma: Microsoft ne bo podaril nagrade za posredovanje elektronske pošte, na Poljskem ni uboge ožgane punčke in pošiljanje pisem ne bo nikomur kupilo invalidskega vozička. Prihranite ljudem neskončno dolgo brskanje po nabiralniku in jim ne pošiljajte verižnih sporočil. Od tega nima nihče nič.

Tega sem se domislil tako iz glave. Če ima še kdo kakšen primer neprimerne ali preprosto neumne uporabe elektronske pošte, mi lahko pošlje sporočilo na tritecomment AT yahoo.com ali pa se oglasi v komentarjih.

Če vam je bil zapis všeč, blog spremljate še naprej: preko mojega Twitter profila ali pa RSS-a tega bloga. Glasbeni članki so v povprečju objavljeni enkrat tedensko.


Povezani zapisi

Boljša uporaba Gmaila - 1. del
Boljša uporaba Gmaila - 2. del  
Pot do praznega nabiralnika
Razširitve za Firefox za elektronsko pošto
15 pravil elektronske pošte
Učinkoviti naslovi elektronske pošte
GTD za začetnike