Teden elektronske pošte se počasi bliža koncu. Med samim pisanjem se mi je porodilo še precej dodatnih zamisli (nasveti za namizne odjemalce, pregled namiznih odjemalcev in podobno) toda dnevi imajo žal le toliko ur in bodo te zadeve zaenkrat ostale na seznamu stvari, o katerih bi bilo mogoče pisati.
Za zaključek bi rad opisal še način upravljanja elektronske pošte, ki ga (bolj ali manj uspešno) uporabljam sam. Zadeva ni nič novega in v sami osnovi temelji na konceptu Getting Things Done (GTD), o čemer sem sicer že nekaj malega pisal.
Osnovni koncept elektronske pošte v tem primeru je preprost - prazen nabiralnik. Poln nabiralnik pogosto pomeni, da se vse prepogosto zalotim, kako pregledujem sporočila za nazaj, poskušam ugotoviti, kaj z njimi, in podobno. Pristop GTD v nasprotju s tem pravi, da je potrebno pregledati sporočilo, se takoj odločiti, kaj pomeni in ga nato arhivirati ali pa odgovoriti nanj. Povedano na kratko, sporočilo ne velja za prebrano, dokler se niste odločili, kaj boste na podlagi njega naredili. Lahko gre za odgovor, pripravo dokumenta, telefonski klic ali karkoli drugega. Ko se enkrat odločite, ga preprosto arhivirate.
Seveda je potrebno za odgovor na nekatera sporočila več časa, ali pa potrebujete premislek. V tem primeru lahko ostane v nabiralniku, vendar je priporočljivo, da nanj odgovorite čim prej. Ohlapno pravilo pa pravi, da če za odgovor potrebujete manj kot dve minuti, to naredite takoj, drugače pa ga pustite v nabiralniku za kasneje.
Tak pristop zahteva tudi nekakšen način za zapisovanje stvari, ki jih morate narediti. Osebno uporabljam Remember the Milk, ki ima dve prednosti. Naloge lahko dodajaš preko elektronske pošte in dostopen je tudi na iPod Touchu.
Arhiviranje je pomemben del takega pristopa. V arhiv gre namreč več ali manj vse razen sporočil, ki vsebujejo določene stvari, za katere vem, da jih bom pogosto potreboval. Recimo, par datotek, ki jih uporabljam za pripravo različnih materialov. Za take imam posebno mapo, v kateri je le nakaj takih sporočil. Garantirano olajša pregledovanje in iskanje.
V današnjem svetu je pomembno še nekaj - izklop obvestil o prispeli pošti. Sploh namizni odjemalci radi kažejo sporočila, da je prispela pošta. Težava je v tem, da z vsakim takim obvestilom pogosto spustimo vse kar delamo in gremo brat sporočila. Ljudje pa smo taki, da v povprečju potrebujemo več kot 10 minut, da se vrnemo nazaj na prejšnjo nalogo. To pomeni, da smo zaradi brezveznega sporočila s Facebooka (SuperPoke ali kaj takega) izgubili ogromno časa.
Idealni cilj je torej popolnoma prazen nabiralnik. Osebno ne stremim k tej "popolnosti", ampak v nabiralniku puščam sporočila, na katera moram še odgovoriti. Predvsem zaradi tega, ker moj odgovor ponavadi vključuje še kakšen dokument ali drug material, za katerega rabim od nekaj ur do nekaj dni. Tako mi ni treba stalno brskati po arhivu, da bi lahko odgovoril z enako zadevo.
Mimogrede - z organizacijo pošte glede na pošiljatelje ali kaj drugega se ne ubadam. V preteklosti sem to poskusil večkrat in osebne izkušnje mi kažejo, da si tako bolj zakompliciram nabiralnik, kot bi bilo to v resnici potrebno.
To je več ali manj to, kar se tiče tedna elektronske pošte. Naslednji teden pa verjetno spet kakšna zanimiva spletna storitev ali pa mogoče kaj popolnoma drugega.
Če vam je bil zapis všeč, blog spremljate še naprej: preko mojega Twitter profila ali pa RSS-a tega bloga. Glasbeni članki so v povprečju objavljeni enkrat tedensko.
Povezani zapisi
Boljša uporaba Gmaila - 1. del
Boljša uporaba Gmaila - 2. del
Razširitve za Firefox za elektronsko pošto
15 pravil elektronske pošte
Učinkoviti naslovi elektronske pošte
GTD za začetnike
Prikaz objav z oznako storilnost. Pokaži vse objave
Prikaz objav z oznako storilnost. Pokaži vse objave
petek, marec 27, 2009
ponedeljek, september 03, 2007
GTD za začetnike (1. del)
Milan'che je izrazil željo, da bi izvedel več o GTD-ju, eni najbolj priljubljenih tehnik za povečevanje osebne storilnosti. Osebno sem se s kratico prvič srečal pred približno dvema letoma in od takrat je prerasla v pravi spletni fenomen, s katerim se ukvarjajo številni blogi, wikiji in spletne strani.
Preden začnem še kratka izjava o odgovornosti, "disclaimer" po domače :). Osebno sistema ne priporočam. To ne pomeni, da ga odsvetujem, temveč da z njim nisem dovolj domač, da bi lahko v resnici igral neverjetnega strokovnjaka. Če vas zadeva zanima v podrobnosti si kupite knjigo. Druga stvar zadeva odziv bralcev. Obstaja določen odstotek ljudi, ki tovrstnim sistemom ne verjamejo in se jim zdijo "brez veze". Ponovno - za sistemom GTD ne stojim s srcem in dušo. Določene stvari iz njega sem pobral, da sem si sam nekoliko olajšal življenje, sem pa prepričan, da za osebno neorganiziranost ni "srebrne krogle", ki bi odpravila vse težave na en mah. Vsakemu svoje, torej.
Pa začnimo z malo ozadja. GTD (kratica za Getting Things Done) je sistem obvladovanja osebnih informacij. Čedalje več ljudi se namreč vsakodnevno srečuje z veliko poplavo informacij in stvarmi, ki jih morajo opraviti. Vzemimo primer - pri svojem delu vsakodnevno pripravljam kratke novice za stranke podjetja, v katerem delam. Vsaka novica lahko vključuje več korakov: najprej naročim novico pri sodelavcu, ki jo pripravi in mi jo pošlje. Nato novico pregledam in jo posredujem lektorici. Ko je novica lektorirana jo pošljem po elektronski pošti v pregled stranki, ki jo potrdi, mi pa jo objavimo na spletni strani. Precej komplicirano za eno samo novico, toda ti koraki so pač potrebni.
Težava je drugje. V vsakem trenutku se lahko zgodi, da jaz pozabim, da sodelavec pripravlja novico, jo pozabim pregledati, jo pozabim poslati stranki, pozabim, da je v lekturi ... Ne zgodi se pogosto, toda če imaš nad sabo tisoč drugih stvari, včasih kakšna stvar uide. Avtor knjige Getting Things Done, David Allen, meni, da je ravno ta preoblilica "stvari, ki jih moramo narediti" kriva, da se ne počutimo dobro. Stalno razmišljamo o stvareh, ki jih moramo narediti, saj ne želimo ničesar pozabiti. Po njegovem torej večino časa in energije porabimo ravno za "sekiranje" in razmišljanje o tem, kaj moramo narediti.
Tu vstopi GTD. V najbolj preprosti obliki je GTD seznam opravil, ki jih moramo opraviti. Toda seznam opravil naj ne bi bil dovolj. Šlo naj bi za celovit sistem, ki ga zasnujemo in vzdržujemo tako, da mu lahko zaupamo. Osnova sistema GTD je torej religiozno zbiranje stvari, ki jih moramo opraviti in njihovo organiziranje v različne kontekste in časovne roke. Mimogrede - GTD je zelo usmerjen na naloge. Koledar naj bi bil po tem sistemu namenjen samo sestankom in stvarem, ki so vezane na točno določen čas. Allen torej odsvetuje, da si za torek 24.12. v koledar vpišete "Pripravi seminarsko" ali kaj podobnega.
GTD torej pravi: ko dobite v roke nekaj, kar morate narediti si to vpišite v blok, Outlook, mobitel ali karkoli drugega. Če lahko zadevo naredite takoj, jo naredite takoj. Če jo lahko posredujete komu drugemu, jo posredujte. Če je ne morete narediti takoj, jo vnesite v seznam, ki ga morate narediti. Načeloma to velja za vse naloge - torej od službenih nalog, mailov prijateljem, pranje perila, ... Na ta način imaš stalen pregled nad stvarmi, ki jih moraš narediti v določenem trenutku.
To so torej osnove GTD-ja. Seveda gre le za površje, saj je sistem sestavljen iz različnih komponent, tako da tale kratek opis nikakor ne pomeni, da lahko na njegovi podlagi začnete uporabljati GTD.
Mimogrede - za začetek sem zasnoval dva članka, od katerih je tale prvi. Kmalu bom pripravil še drugi članek, kjer se bom posvetil še nekaterim drugim vidikom. Če bosta članka naletela na dober feedback, potem lahko nadaljujem - materiala je za vsaj pet zapisov.
Preden začnem še kratka izjava o odgovornosti, "disclaimer" po domače :). Osebno sistema ne priporočam. To ne pomeni, da ga odsvetujem, temveč da z njim nisem dovolj domač, da bi lahko v resnici igral neverjetnega strokovnjaka. Če vas zadeva zanima v podrobnosti si kupite knjigo. Druga stvar zadeva odziv bralcev. Obstaja določen odstotek ljudi, ki tovrstnim sistemom ne verjamejo in se jim zdijo "brez veze". Ponovno - za sistemom GTD ne stojim s srcem in dušo. Določene stvari iz njega sem pobral, da sem si sam nekoliko olajšal življenje, sem pa prepričan, da za osebno neorganiziranost ni "srebrne krogle", ki bi odpravila vse težave na en mah. Vsakemu svoje, torej.
Pa začnimo z malo ozadja. GTD (kratica za Getting Things Done) je sistem obvladovanja osebnih informacij. Čedalje več ljudi se namreč vsakodnevno srečuje z veliko poplavo informacij in stvarmi, ki jih morajo opraviti. Vzemimo primer - pri svojem delu vsakodnevno pripravljam kratke novice za stranke podjetja, v katerem delam. Vsaka novica lahko vključuje več korakov: najprej naročim novico pri sodelavcu, ki jo pripravi in mi jo pošlje. Nato novico pregledam in jo posredujem lektorici. Ko je novica lektorirana jo pošljem po elektronski pošti v pregled stranki, ki jo potrdi, mi pa jo objavimo na spletni strani. Precej komplicirano za eno samo novico, toda ti koraki so pač potrebni.
Težava je drugje. V vsakem trenutku se lahko zgodi, da jaz pozabim, da sodelavec pripravlja novico, jo pozabim pregledati, jo pozabim poslati stranki, pozabim, da je v lekturi ... Ne zgodi se pogosto, toda če imaš nad sabo tisoč drugih stvari, včasih kakšna stvar uide. Avtor knjige Getting Things Done, David Allen, meni, da je ravno ta preoblilica "stvari, ki jih moramo narediti" kriva, da se ne počutimo dobro. Stalno razmišljamo o stvareh, ki jih moramo narediti, saj ne želimo ničesar pozabiti. Po njegovem torej večino časa in energije porabimo ravno za "sekiranje" in razmišljanje o tem, kaj moramo narediti.
Tu vstopi GTD. V najbolj preprosti obliki je GTD seznam opravil, ki jih moramo opraviti. Toda seznam opravil naj ne bi bil dovolj. Šlo naj bi za celovit sistem, ki ga zasnujemo in vzdržujemo tako, da mu lahko zaupamo. Osnova sistema GTD je torej religiozno zbiranje stvari, ki jih moramo opraviti in njihovo organiziranje v različne kontekste in časovne roke. Mimogrede - GTD je zelo usmerjen na naloge. Koledar naj bi bil po tem sistemu namenjen samo sestankom in stvarem, ki so vezane na točno določen čas. Allen torej odsvetuje, da si za torek 24.12. v koledar vpišete "Pripravi seminarsko" ali kaj podobnega.
GTD torej pravi: ko dobite v roke nekaj, kar morate narediti si to vpišite v blok, Outlook, mobitel ali karkoli drugega. Če lahko zadevo naredite takoj, jo naredite takoj. Če jo lahko posredujete komu drugemu, jo posredujte. Če je ne morete narediti takoj, jo vnesite v seznam, ki ga morate narediti. Načeloma to velja za vse naloge - torej od službenih nalog, mailov prijateljem, pranje perila, ... Na ta način imaš stalen pregled nad stvarmi, ki jih moraš narediti v določenem trenutku.
To so torej osnove GTD-ja. Seveda gre le za površje, saj je sistem sestavljen iz različnih komponent, tako da tale kratek opis nikakor ne pomeni, da lahko na njegovi podlagi začnete uporabljati GTD.
Mimogrede - za začetek sem zasnoval dva članka, od katerih je tale prvi. Kmalu bom pripravil še drugi članek, kjer se bom posvetil še nekaterim drugim vidikom. Če bosta članka naletela na dober feedback, potem lahko nadaljujem - materiala je za vsaj pet zapisov.
Naročite se na:
Objave (Atom)